Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле – компания в любом случае обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой. Однако порядок бухгалтерского и налогового учета этих расходов зависит от того, на каком автотранспорте сотрудник направился в командировку.

И в той и в другой ситуации для подтверждения расходов рекомендуется выписывать сотруднику путевой лист (их бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Если сотрудник едет в командировку на служебном транспорте, расходы на потраченные в пути горюче-смазочные материалы отражают на счете 10 субсчете «Топливо».

Затраты на текущий ремонт можно учесть при расчете налога на прибыль а полной сумме – в соответствии со статьей 260 Налогового кодекса РФ. А расходы на платную парковку и автостоянки уменьшают налогооблагаемую базу в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Что касается расходов на бензин, то они списываются в налоговом учете в пределах норм. Правда, в Налоговом кодексе РФ они не утверждены. Поэтому разработать их должна сама организация. Однако экономически обоснованными нормами в ФНС считают лишь те, которые не превышают нормы Минтранса. С этим подходом согласен и Минфин России (см., например, письмо от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640).

Подробнее об особенностях учета расходов на командировку на автомобиле читайте в «Главбухе» № 4, 2008.